วงจร PDCA & GROW

ค่ำคืนนี้ ระหว่างนั่งทำเอกสารเพื่อไปบรรยายในหลักสูตรที่เกี่ยวกับการวางแผนพัฒนาองค์กร ผมเลยนึกถึงวงจร 2 วงที่ผมคุ้นเคยเป็นอย่างดี พอมาดูด้วยกันก็เห็นไปด้วยกันได้ของทั้งสองวง

วงแรก เราเรียกว่า PDCA เป็นวงจรที่เป็นที่คุ้นเคยกันอย่างดี ที่นำมาใช้ในการพัฒนาองค์กร รวมถึงการปรับปรุงการทำงาน โดยวงจรนี้จะเริ่มต้นที่ การวางแผน (Plan) ซึ่งในขั้นตอนของการวางแผนนี้เอง ที่ทำให้ผมเอาไปเชื่อมโยงกับอีกวงหนึ่งนั่นคือ Grow Model ที่มักจะนำมาใช้กันในการโค้ช หรือการพัฒนาตนเอง

ทีผมว่าเชื่อมโยงสอดคล้องกัน ก็เพราะเราสามารถนำกระบวนการของ GROW มาใช้ในการวางแผนได้ โดยในการวางแผนที่จะปรับปรุงผลการดำเนินงาน หรือพัฒนาองค์กร เราจะเริ่มจากการตั้งเป้าหมาย (Goal) ให้ชัดเจนเสียก่อนว่าเราต้องการอะไร ซึ่งภาพของเป้าหมายที่ต้องการจะต้องมีความชัดเจน ทั้งในแง่ของเชิงปริมาณ เชิงคุณภาพ และช่วงเวลาที่ต้องการให้เกิด รวมถึงเป้าหมายที่กำหนดจะต้องสามารถวัดความสำเร็จได้ด้วย

จากนั้นมาสำรวจต่อว่าแล้วในปัจจุบัน เราอยู่ที่ตรงไหนในเรื่องนั้นๆ (Reality) เปรียบแล้วเป้าหมาย ก็เหมือน To be ที่เราอยากเป็นอยากได้ ส่วนปัจจุบันก็เป็น As is ที่เราเป็นอยู่ เพื่อมาพิจารณาถึงช่องว่าง (Gap) ที่เกิดขึ้นว่ามีมากน้อยแค่ไหน มีความเป็นไปได้มากน้อยเพียงใด จะได้นำมาสู่ขั้นตอนต่อไปนั่นคือ การพิจารณาทางเลือก (Option)

โดยจะเป็นการหาแนวทางหรือกลยุทธ์ต่างๆ ที่เราจะดำเนินการเพื่อลดช่องว่าง หรือให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการนั่นเอง จากนั้นนำทางเลือกต่างๆ มาพิจารณาผ่านปัจจัยต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นโอกาสของความสำเร็จในแต่ละทางเลือก ความคุ้มค่า (บางทางเลือกสามารถทำให้บรรลุเป้าหมายแน่นอน แต่อาจไม่คุ้มค่าในการลงทุน) ความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น หรือผลกระทบในทางลบที่อาจจะเกิดขึ้นในแต่ละทางเลือก เป็นต้น

เมื่อพิจารณาทางเลือกที่เหมาะสมแล้ว ก็จะนำมาสู่การจัดทำแผนการดำเนินการที่ชัดเจน (Will) ว่าจะทำอย่างไรบ้าง แจกแจงออกมาเป็นแผนปฏิบัติการ (Action) ที่บอกว่าจะทำอะไร (What) จะทำเมื่อไร (When) ใครจะทำ (Who) จะทำที่ไหน (Where) ทำเพื่ออะไร (Why) และจะทำอย่างไร (How) รวมถึงจะวัดความก้าวหน้าและความสำเร็จอย่างไร (How much)

ทั้งหมดเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นในขั้นตอนของการวางแผน (Plan) ของวงจร PDCA จากนั้นก็นำแผนปฏิบัติการ หรือสิ่งที่จะลงมือทำ มาดำเนินการหรือนำไปสู่การปฏิบัติ (Do) อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล รวมถึงการนำแผนการจัดการทรัพยากรต่างๆ ที่ได้วางแผนไว้ เช่น แผนงบประมาณ แผนการจัดการทรัพยากรบุคคล แผนงานด้านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ แผนการลงทุน รวมไปถึงแผนการจัดการความเสี่ยงต่างๆ และแผนการจัดการผลกระทบทางลบที่อาจจะเกิดขึ้นไปสู่การปฏิบัติด้วย

เมื่อมีการดำเนินตามแผนงานต่างๆ ที่ได้กำหนดไว้แล้ว จะต้องมีการติดตามวัดผลอย่างสม่ำเสมอ (Check) ถึงความก้าวหน้าของการดำเนินการว่าเป็นไปตามแผนงานที่วางไว้หรือไม่ เพื่อนำมาพิจารณาปรับเปลี่ยนแผนงานได้อย่างทันท่วงที และสร้างความมั่นใจว่าจะสามารถบรรลุตามเป้าหมายที่ต้องการได้หรือไม่

รวมถึงการติดตามวัดผลลัพธ์สุดท้ายของการดำเนินงานเมื่อเสร็จสิ้นตามแผนงานต่างๆ แล้ว ว่าสามารถบรรลุได้ตามเป้าหมายหรือไม่ ทั้งนี้ระบบการวัดผลการดำเนินงานที่จัดทำขึ้น จะต้องมั่นใจได้ว่าจะให้ข้อมูลสารสนเทศที่ถูกต้อง น่าเชื่อถือ และทันต่อความต้องการด้วย

หลังจากนั้น จะนำผลการติดตามมาพิจารณาว่าได้ตามเป้าหมายที่ต้องการหรือวางแผนไว้หรือไม่ ถ้าไม่ได้ก็ต้องมาวิเคราะห์หาสาเหตุว่าเกิดอะไรขึ้น เพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไขเพื่อให้ได้ตามเป้าหมายต่อไป (Act)

หรือหากได้ตามเป้าหมาย ก็ต้องมาทบทวนถึงปัจจัยอะไรที่ส่งผลต่อความสำเร็จ เพื่อให้เกิดการเรียนรู้จากการดำเนินงาน ซึ่งจะเป็นความรู้ที่สำคัญที่จะช่วยในการวางแผนการดำเนินงานครั้งต่อไปให้แผนงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีโอกาสประสบความสำเร็จได้มากขึ้น ซึ่งก็จะวนกลับไปยังขั้นตอนการวางแผน (Plan) ต่อไป

ทั้งหมดก็เป็นการเรียนรู้ของตัวเองที่มองเห็นถึงการเชื่อมโยงกันของ 2 วงจรที่คุ้นเคยเป็นอย่างดี แต่ไม่เคยเอามาใช้ร่วมกัน พอลองเอามาพิจารณาร่วมกัน ก็เห็นได้ถึงความสอดคล้องกันพอดี ...

ขอบคุณครับ (นานๆ จะเขียนยาวๆ สักทีนึง)