PMQA ระดับพื้นฐาน (FL) ฉบับที่ 2 ตอนที่ 2

PMQA ระดับพื้นฐาน

ในการส่งเสริมของสำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.) เพื่อให้ส่วนราชการต่างๆ ได้มีการนำ PMQA ไปใช้ให้เกิดประโยชน์ จะแตกต่างจากการส่งเสริมเกณฑ์ลักษณะนี้ของหน่วยงานอื่นๆ การส่งเสริม PMQA จะทำแบบค่อยเป็นค่อยไป ตามลำดับขั้นเหมือนขึ้นบันได

ย้อนไปในช่วงแรก จะเป็นการส่งเสริมให้ส่วนราชการต่างๆ ได้ค่อยๆ ทำความรู้จักกับเนื้อหาเกณฑ์PMQA ก่อน โดยมีการออกเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ ระดับพื้นฐาน (Fundamental Level – FL) ซึ่งเป็นฉบับย่อส่วนจากเกณฑ์ฉบับเต็ม และมีการกำหนดให้แต่ละส่วนราชการได้นำเกณฑ์มาปรับใช้ปีละ 2 หมวดกระบวนการ (จากทั้งหมด 6 หมวด) และนำไปเป็นตัวชี้วัดคำรับรองเพื่อประเมินผลการดำเนินงานของส่วนราชการนั้นๆ ด้วย ซึ่งก็ใช้เวลา 3 ปีถึงจะครบทุกหมวด

เมื่อดำเนินการครบทั้ง 6 หมวดแล้ว สำนักงาน ก.พ.ร. ก็ได้จัดให้มีการตรวจประเมินระดับพื้นฐาน (FL) พร้อมกันทั้ง 6 หมวดให้กับส่วนราชการต่างๆ ซึ่งส่วนราชการที่ผ่านการประเมินระดับ FL นี้ จะเทียบคะแนนแล้วเท่ากับ 250 จากคะแนนเต็มของทั้งระบบ 1000 คะแนน นับเป็นก้าวที่สำคัญสำหรับการเริ่มนำ PMQA มาใช้ในการพัฒนาองค์กร

หลังจากนั้นทาง ก.พ.ร. ได้มีการส่งเสริมต่อสำหรับหน่วยงานที่ผ่านการประเมินระดับระดับพื้นฐานแล้ว ที่ต้องการพัฒนาขึ้นไปอีกขั้นหนึ่ง ด้วยการกำหนดให้มีการขอรับรางวัล PMQA ระดับรายหมวด หมายถึงการที่ส่วนราชการวางแผนที่จะพัฒนาระบบการทำงานของตัวเองทีละหมวดให้มีความโดดเด่น โดยหมวดที่เลือกจะพัฒนา จะอ้างอิงตามเกณฑ์ฉบับเต็ม ส่วนหมวดที่เหลือยังต้องสอดคล้องตามเกณฑ์ PMQA ระดับพื้นฐานด้วย ซึ่งที่ผ่านมาก็มีส่วนราชการหลายแห่งพัฒนาและขอรับรางวัล จนได้รับรางวัลกันจำนวนมาก ทั้งในระดับกรม และระดับจังหวัด บางส่วนราชการก็ได้รับมาหลายหมวดแล้ว ทั้งนี้ในการได้รับรางวัล PMQA รายหมวด จะเทียบคะแนนเท่ากับ 300 คะแนน จากคะแนนเต็ม 1000 คะแนน

เมื่อมีการมอบรางวัล PMQA รายหมวดมาระยะหนึ่ง ทางสำนักงาน ก.พ.ร. ก็ได้มีแผนในการส่งเสริมให้ส่วนราชการได้พัฒนาขึ้นไปอีกขั้นหนึ่งเป็นรางวัล PMQA ระดับดีเด่น หมายถึงการที่สวนราชการสามารถพัฒนาระบบการบริหารจัดการให้มี่ความโดดเด่นในทุกหมวด และมีผลการดำเนินงานที่ดี โดยการตรวจประเมินจะอ้างอิงจากเกณฑ์ในฉบับเต็มในทุกหมวด ซึ่งที่ผ่านมาถึงปีนี้ (2559) มีเพียงหน่วยงานเดียวที่ได้รับรางวัลนี้คือ กรมปศุสัตว์ โดยหากเทียบคะแนนแล้ว จะเท่ากับคะแนน 400 คะแนนจากคะแนนเต็ม 1000 คะแนน

ภายหลังจากที่มีการออกเกณฑ์ระดับพื้นฐานมาได้ครบ 3 ปีในปี 2558 ทางสำนักงาน ก.พ.ร. ก็ได้มีการปรับเปลี่ยนเกณฑ์ระดับพื้นฐานใหม่ ให้มีเนื้อหาที่เพิ่มขึ้น เป็นเกณฑ์ PMQA ระดับพื้นฐานฉบับที่ 2 สำหรับส่วนราชการที่ต้องการพัฒนาต่อ แต่อาจจะยังไม่พร้อมไปถึงการขอรับรางวัลรายหมวด โดยส่วนราชการที่ผ่านเกณฑ์การรับรองระดับพื้นฐานฉบับที่ 2 นี้ จะมีคะแนนเทียบเท่า 275 คะแนนจากคะแนนเต็ม 1000 คะแนน

จะเห็นได้ว่าแนวทางในการส่งเสริมเพื่อให้ส่วนราชการได้มีการพัฒนาองค์กรตามเกณฑ์ PMQA ของสำนักงาน ก.พ.ร. อาจจะแตกต่างไปจากการส่งเสริมขององค์กรอื่นๆ ที่มีการใช้เกณฑ์คล้ายๆ กัน นั่นก็เพราะบริบทขององค์กรที่นำเกณฑ์ไปใช้มีความแตกต่างกันไป ความพร้อมที่แตกต่างกัน และด้วยข้อจำกัดหลายๆ อย่าง ซึ่งที่ผ่านมา ก็เห็นได้ชัดในหลายๆ ส่วนราชการที่มีพัฒนาการของระบบการบริหารจัดการที่ดีอย่างต่อเนื่อง ในขณะที่หลายส่วนราชการอยู่ระหว่าการเดินทางไปสู่จุดหมาย และเช่นเดียวกัน อีกหลายๆ ส่วนราชการ ก็ยังไม่เข้าใจ และไม่พร้อมที่จะก้าวเดินออกจากจุดเดิมๆ ที่เคยเป็นมา ... ก็คงต้องให้เวลาอีกสักหน่อย ต้องเป็นกำลังใจให้กันครับ ของอย่างนี้ ถ้าออกมาดี ประโยชน์ก็ตกกับประชาชนนั่นเอง ... ช่วยกันครับ

หลักการพื้นฐานของ 5 ประการ

ในเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ ระดับพื้นฐาน ฉบับที่ 2 หรือ PMQA – FL ฉบับที่ 2 ได้อธิบายการพัฒนาองค์กรตามเกณฑ์นี้จะอยู่บนหลักการพื้นฐานที่สำคัญ 5 ประการ ประกอบด้วย

1) การทำงานอย่างเป็นระบบ

กระบวนการต่างๆ หรือภารกิจต่างๆ ของส่วนราชการจะต้องมีการทำงานอย่างเป็นระบบ คำว่าเป็นระบบ จะหมายถึงการทำงานนั้นมีขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน มีการระบุถึงทรัพยากรที่จะต้องใช้ วิธีการทำงาน ผู้รับผิดชอบ กรอบเวลาในการดำเนินงาน รวมถึงวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานที่ชัดเจน ที่ผู้ปฏิบัติงานสามารถทำงานได้ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ และสม่ำเสมอด้วย การทำงานสามารถทำซ้ำได้ วัดผลได้ และสอบกลับได้ มีการจัดทำเป็นมาตรฐาน หรือคู่มือการปฏิบัติงานที่ชัดเจน ที่สามารถนำมาเรียนรู้และพัฒนาต่อไป

2) การนำไปใช้อย่างครอบคลุมและต่อเนื่อง

เมื่อมีการกำหนดแนวทางการทำงานอย่างเป็นระบบแล้ว เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ของงานตามที่ต้องการ ก็จะต้องมีการนำแนวทางเหล่านั้นไปสู่การปฏิบัติอย่างครอบคลุมทั่วถึง และสม่ำเสมอเป็นประจำด้วย ไม่ใช่นำไปใช้เฉพาะพื้นที่หรือบางหน่วยงาน ซึ่งก็จะทำให้ไม่เกิดประโยชน์หรือเกิดขึ้นน้อยมาก

3) การวัดผลได้

ในการทำงานตามแนวทางที่กำหนดไว้ จะต้องมีการวัดผลของการทำงานด้วย เพื่อให้ทราบว่าบรรลุตามวัตถุประสงค์หรือเป็นแนวทางที่เหมาะสมหรือไม่ เพื่อนำไปสู่การพิจารณาปรับปรุงแก้ไขแนวทางที่ได้ออกแบบไว้ หรือเป็นการยืนยันถึงความมีประสิทธิผลของแนวทางนั้นๆ นอกจากนั้น การวัดผลการดำเนินงาน ยังนำไปสู่การวิเคราะห์ เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ทั้งในระดับองค์กรและระดับบุคคลด้วย

4) การบริหารการเปลี่ยนแปลง

ในปัจจุบันองค์กรต่างๆ ล้วนอยู่ในท่ามกลางของการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว รุนแรงและคาดไม่ถึง หลายๆ องค์กรไม่สามารถปรับตัวรับการเปลี่ยนแปลงได้ ก็ต้องล้มลงไป ในส่วนของราชการถึงแม้ว่าจะไม่ถูกเลิกได้ง่ายๆ เหมือนกับภาคเอกชน ต้องออกกฎหมายในการยุบก็ตาม แต่ถ้าไม่ปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลง อาจส่งผลให้เกิดความเสียหายอย่างมากได้เช่นกัน ทั้งกับส่วนราชการเอง หรืออาจส่งผลไปถึงระดับประเทศเลยก็ได้ ดังนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่ส่วนราชการจะต้องมีการบริหารจัดการที่มีความคล่องตัว และเตรียมความพร้อมอย่างเพียงพอ ที่จะปรับเปลี่ยนการดำเนินงาน ได้อย่างรวดเร็ว เมื่อมีความจำเป็น

5) นวัตกรรม

การทำงานของส่วนราชการทุกวันนี้ จะมีความท้าทายเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ทั้งปริมาณที่เพิ่มมากขึ้น รวมถึงความคาดหวังที่เพิ่มสูงขึ้น ภายใต้ข้อจำกัดของทรัพยากรที่มี ดังนั้น การปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่อง อาจจะไม่ทันกับความต้องการที่เพิ่มมากขึ้นได้ จำเป็นอย่างยิ่งที่ส่วนราชการจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีขึ้นอย่างก้าวกระโดด หรือที่เรียกว่า นวัตกรรม ผ่านการศึกษาถึงแนวคิดใหม่ๆ หรือรูปแบบการทำงานขององค์กรอื่นๆ ที่ไม่จำเป็นจะต้องจำกัดอยู่ในภารกิจเดียวกัน หรือคล้ายกันกับส่วนราชการ ก็สามารถนำมาเรียนรู้ เพื่อมาปรับเปลี่ยนแนวทางใหม่ๆ ได้ รวมไปถึงการสร้างสภาพแวดล้อมในองค์กรที่ส่งเสริมให้เกิดความคิดใหม่ การสนับสนุนทรัพยากรต่างๆ เพื่อนำมาทดลองและนำเสนอทางเลือกใหม่ ๆ การเรียนรู้จากความผิดพลาดที่เกิดขึ้นเพื่อนำมาพัฒนาต่อยอด เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นได้ ต้องได้รับการสนับสนุนอย่างดีจากผู้บริหารของส่วนราชการ จึงจะสำเร็จได้

องค์ประกอบพื้นฐานเหล่านี้ถือเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมาก ที่ส่วนราชการจะต้องทำความเข้าใจ และนำมาดำเนินการอย่างต่อเนื่อง เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จของส่วนราชการต่อไป ... ลองดูนะครับ ไม่ยากหรอก

โครงสร้างของเกณฑ์

ในเกณฑ์ PMQA จะมีการแบ่งเนื้อหาของเกณฑ์ออกเป็นทั้งหมด 7 หมวด โดยแบ่งเป็น 2 กลุ่มคือกลุ่มของกระบวนการ ซึ่งมีทั้งหมด 6 หมวด และอีกหนึ่งหมวดที่ว่าด้วยผลลัพธ์ นอกจากนั้น ยังมีในส่วนของหมวดที่เรียกว่า ลักษณะสำคัญองค์การ ด้วย ดังแสดงในรูป ซึ่งรูปนี้หลายๆ คนมักจะเรียกว่า Hamburger Model เพราะมีรูปทรงคล้ายกันกับ Hamburger ลองดูนะครับว่าเหมือนหรือเปล่า

ลักษณะสำคัญองค์กร

ในหมวดนี้จะเป็นการให้ส่วนราชการได้อธิบายข้อมูลเกี่ยวกับส่วนราชการเองว่ามีหน้าที่อะไร สำคัญอย่างไร มีทิศทางองค์การอย่างไร ปัจจุบันทั้งบุคลากร สินทรัพย์ กฎหมาย โครงสร้าง การกำกับดูแล ผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีใครบ้าง มีความต้องการและความคาดหวังอย่างไร สภาพการแข่งขันมีหรือไม่ และเป็นอย่างไร รวมไปถึงมีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างที่จะเกิดขึ้น และอาจส่งผลกระทบต่อความสามารถของส่วนราชการ นอกจากนั้น ยังต้องพิจารณาถึงความท้าทายและความได้เปรียบเชิงยุทธศาสตร์ของส่วนราชการด้วย

ข้อมูลต่างๆ ในลักษณะสำคัญองค์การนี้มีความสำคัญมากที่จะช่วยให้บุคลากรทุกคนและทุกระดับในส่วนราชการ ได้เข้าใจในส่วนราชการเหมือนกัน มองเห็นภาพขององค์การไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อนำมาสู่การดำเนินการผ่านหมวดต่างๆ ตั้งแต่หมวด 1 ถึงหมวด 6 ได้สอดคล้องและไปในทิศทางเดียวกัน นำไปสู่ผลลัพธ์ตามที่ต้องการในหมวด 7

หมวด 1 การนำองค์การ แบ่งออกเป็น 2 หัวข้อใหญ่ คือ (1) การนำองค์การโดยผู้บริหารของส่วนราชการ ทั้งการการกำหนดวิสัยทัศน์ ค่านิยม และพันธกิจ รวมถึงการสื่อสารผลการดำเนินงาน และ (2) การกำกับดูแลองค์การและความรับผิดชอบต่อสังคม ที่ครอบคลุมตั้งแต่ การกำกับดูแลองค์การ การประพฤติปฏิบัติตามกฎหมายและอย่างมีจริยธรรม และ ความรับผิดชอบต่อสังคมและการสนับสนุนชุมชนที่สำคัญ

หมวด 2 การวางแผนเชิงยุทธศาสตร์ แบ่งออกเป็น 2 หัวข้อใหญ่ คือ (1) การจัดทำยุทธศาสตร์ ทั้งกระบวนการจัดทำยุทธศาสตร์ กับการกำหนดวัตถุประสงค์เชิงยุทธศาสตร์ และ (2) การนำยุทธศาสตร์ไปปฏิบัติ ตั้งแต่การจัดทำแผนปฏิบัติการและการถ่ายทอดสู่การปฏิบัติ รวมถึงการคาดการณ์ผลการดำเนินการ

หมวด 3 การให้ความสำคัญกับผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แบ่งออกเป็น 2 หัวข้อใหญ่ คือ (1) สารสนเทศผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมถึงการประเมินความพึงพอใจและความผูกพันของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และ (2) การสร้างความผูกพันกับผู้รับบริการ โดยจะเป็นการพิจารณาถึง

ผลผลิต การบริการและการสนับสนุนผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมถึงการสร้างความสัมพันธ์กับผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

หมวด 4 การวัด การวิเคราะห์ และการจัดการความรู้ แบ่งออกเป็น 2 หัวข้อใหญ่ คือ (1) การวัด การวิเคราะห์และการปรับปรุงผลการดำเนินการของส่วนราชการ ตั้งแต่ การวัดผลการดำเนินการ การวิเคราะห์และทบทวนผลการดำเนินการ และการปรับปรุงผลการดำเนินการ รวมถึง (2) การจัดการความรู้ สารสนเทศ และเทคโนโลยีสารสนเทศ

หมวด 5 การมุ่งเน้นบุคลากร แบ่งออกเป็น 2 หัวข้อใหญ่ คือ (1) สภาพแวดล้อมด้านบุคลากร ครอบคลุมตั้งแต่การจัดการขีดความสามารถและอัตรากำลังด้านบุคลากร และการสร้างบรรยากาศการทำงานของบุคลากร ที่ช่วยสนับสนุนให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ บรรลุเป้าหมาย และสร้างความผาสุกในการทำงาน และ (2) ความผูกพันของบุคลากร ซึ่งถือเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างมากสำหรับการบริหารงานบุคคล โดยจะครอบคลุมตั้งแต่ การบริหารผลการปฏิบัติงานของบุคลากร การประเมินความผูกพันของบุคลากร และการพัฒนาทั้งบุคลากรและผู้บริหารของส่วนราชการ

หมวด 6 การมุ่งเน้นระบบการปฏิบัติการ แบ่งออกเป็น 2 หัวข้อใหญ่ คือ (1) กระบวนการทำงาน ตั้งแต่การออกแบบผลผลิต การบริการ และกระบวนการ ไปจนถึงการจัดการกระบวนการ และการปรับปรุงกระบวนการทำงาน และ (2) ประสิทธิผลการปฏิบัติการ ตั้งแต่การควบคุมต้นทุน การจัดการห่วงโซ่อุปทาน การเตรียมความพร้อมด้านความปลอดภัยและต่อภาวะฉุกเฉิน รวมถึงการจัดการนวัตกรรม

หมวด 7 ผลลัทธ์ของการดำเนินงานของส่วนราชการ จะครอบคลุมในหลายๆ ด้าน ประกอบด้วย (1) ผลลัพธ์ด้านประสิทธิผลและการบรรลุพันธกิจ (2) ผลลัพธ์ด้านการให้ความสำคัญกับผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (3) ผลลัพธ์ด้านการมุ่งเน้นบุคลากร (4) ผลลัพธ์ด้านการนำองค์การและการกำกับดูแล (5) ผลลัพธ์ด้านงบประมาณ การเงินและการเติบโต และ (6) ผลลัพธ์ด้านประสิทธิผลของกระบวนการ และการจัดการห่วงโซ่อุปทาน

จะเห็นได้ว่าหัวข้อต่างๆ จะครอบคลุมประเด็นที่สำคัญของการพัฒนาองค์การสู่ความเป็นเลิศได้ และมีความสำคัญต่อภารกิจของส่วนราชการ ทั้งนี้ใน PMQA จะให้ความสำคัญกับผลลัพธ์ของการดำเนินงานอย่างมาก