Event Sustainability Management (3) – มาตรฐานด้านการจัดงานอย่างยั่งยืน
มาตรฐาน ISO 20121 เป็นมาตรฐานสากลที่พัฒนาขึ้นมาโดย ISO หรือ International Organization of Standardization เป็นมาตรฐานที่เกี่ยวกับแนวทางการบริหารการจัดงาน Event อย่างยั่งยืน หรือ Event Sustainability Management System เพื่อเป็นแนวทางสำหรับองค์กรต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดงาน Event ใช้เป็นแนวทางในการจัดงาน เพื่อให้เกิดความยั่งยืน มีความรับผิดชอบต่อสังคมและสิ่งแวดล้อมด้วย ไม่สร้างให้เกิดปัญหาตามมาในภายหลังการจัดงาน
มาตรฐานนี้ได้รับการพัฒนาขึ้นมาจากมาตรฐาน BS 8901 ซึ่งเป็นมาตรฐานของอังกฤษ ที่มีการประกาศใช้ครั้งแรกในปี 2007 ต่อมาได้มีการพัฒนามาเป็น ISO 20121 ในปี 2012 โดยหน่วยงานแรกๆ ที่ได้รับการรับรอง ก็คือหน่วยงานที่รับผิดชอบในการจัดงานมหกรรมกีฬาโอลิมปิกที่กรุงลอนดอน ในปี 2012 และหลังจากนั้นก็มีอีกหลายๆ งานเลยที่ได้รับการรับรองมาตรฐานนี้ ไม่ว่าจะเป็นมหกรรมฟุตบอลโลกที่บราซิลในปี 2014 มหกรรมกีฬาโอลิมปิกและพาราลิมปิกที่บราซิลในปี 2016 และมหกรรมฟุตบอลโลกที่กำลังจะเกิดขึ้นที่รัสเซียในปี 2018 ที่กำลังดำเนินการเพื่อขอการรับรองต่อไป
นอกจากมหกรรมกีฬาแล้ว การจัดงาน Event อื่นๆ ก็ยังมีการขอการรับรองด้วย รวมไปถึงการให้การรับรองกับสถานที่จัดงาน เช่น โรงแรม ศูนย์การประชุม ศูนย์จัดนิทรรศการ สนามกีฬา หรือหน่วยงานที่รับจัดงาน (Organizer) ชั้นนำหลายที่ก็มีการขอการรับรองเช่นเดียวกัน
มาตรฐาน ISO 20121 นี้จะคล้ายกันกับมาตรฐาน ISO 9001 มีโครงสร้างของข้อกำหนดที่เหมือนกัน ขอการรับรองได้เหมือนกัน ดังนั้นในองค์กรที่ได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 9001 แล้ว ก็สามารถนำข้อกำหนดต่างๆ ของมาตรฐาน ISO 20121 มาบูรณาการเข้ากับระบบคุณภาพเดิมของตนเอง หรือจะทำร่วมกับมาตรฐาน ISO 14001 ซึ่งเป็นมาตรฐานการจัดการสิ่งแวดล้อมด้วยก็ได้
ข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO 20121 นี้จะแบ่งออกเป็นทั้งหมด 10 ข้อกำหนด (เหมือนมาตรฐาน ISO 9001 และ ISO 14001) ประกอบด้วย
1. ขอบเขต
2. การอ้างอิง
3. คำศัพท์ และความหมาย
4. บริบทขององค์กร (Context of organization) จะเป็นข้อกำหนดที่ให้ทบทวนทำความเข้าใจถึงองค์กร และบริบทขององค์กร ทั้งที่เป็นบริบทภายในและภายนอกองค์กร รวมถึงการทำความเข้าใจถึงความต้องการและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง การกำหนดขอบเขต (Scope) ของระบบการบริหารจัดงาน Event อย่างยั่งยืน หลักการพื้นฐาน จุดประสงค์และคุณค่าของการพัฒนาอย่างยั่งยืน
5. การนำองค์กร (Leadership) จะเป็นบทบาทที่สำคัญของผู้นำองค์กรในการพัฒนาระบบ ตั้งแต่การแสดงถึงความมุ่งมั่นในการพัฒนาระบบให้เกิดขึ้น การกำหนดนโยบาย รวมถึงการกำหนดบทบาทหน้าที่ ความรับผิดชอบ และอำนาจดำเนินการที่ชัดเจน ให้กับบุคลากรในทุกระดับที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบ
6. การวางแผน (Planning) จะประกอบด้วย การดำเนินการในการจัดการความเสี่ยงและโอกาส และการกำหนดวัตถุประสงค์ความยั่งยืนของการจัดงาน Event และการวางแผนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์
7. การสนับสนุน (Support) จะเป็นข้อกำหนดเกี่ยวกับการจัดเตรียมทรัพยากรสำหรับระบบบริหารจัดการ การพัฒนาขีดความสามารถของบุคลากรที่เกี่ยวข้อง การสร้างความตระหนักให้กับบุคลากรในการปฏิบัติงานที่คำนึงถึงการพัฒนาอย่างยั่งยืน การสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร รวมถึงการควบคุมเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบบริหารจัดการ
8. การปฏิบัติการ (Operation) จะเป็นข้อกำหนดในการวางแผนและการควบคุมการปฏิบัติการ เพื่อให้มั่นใจได้ถึงการจัดงาน Event อย่างยั่งยืน ไม่สร้างผลกระทบต่อสังคม และสิ่งแวดล้อม รวมถึงบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ รวมถึงการจัดการห่วงโซ่อุปทานขององค์กรด้วย
9. การประเมินผลการดำเนินงาน (Performance Evaluation) เทียบกับหลักการพื้นฐานของการพัฒนาอย่างยั่งยืน รวมถึงการวัด การวิเคราะห์และการประเมินผลการดำเนินงานเทียบกับวัตถุประสงค์การจัดงานอย่างยั่งยืนและเป้าหมายต่างๆ ที่ได้กำหนดไว้ นอกจากนั้น ยังครอบคลุมข้อกำหนดของการตรวจประเมินภายใน (Internal audit) และการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร (Management review) ด้วย
10. การปรับปรุง (Improvement) ตั้งแต่การแก้ไขความไม่สอดคล้องตามข้อกำหนดต่างๆ ที่เกิดขึ้น และการป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นซ้ำ รวมถึงการปรับปรุงระบบบริหารจัดการอย่างต่อเนื่องด้วย
ในตอนต่อๆ ไปจะขยายความถึงองค์กรแบบไหนบ้างที่จะสามารถนำข้อกำหนดของมาตรฐานนี้ไปใช้ และขอการรับรองได้บ้าง และมีที่ไหนที่จัดทำระบบนี้แล้ว