PMQA ระดับพื้นฐาน (FL) ฉบับที่ 2 ตอนที่ 7

หมวด 2 การวางแผนเชิงยุทธศาสตร์

ใน PMQA ระดับพื้นฐานในหมวดที่ 2 จะเป็นเรื่องของ “การวางแผนเชิงยุทธศาสตร์” ที่เน้นกระบวนการจัดทำยุทธศาสตร์และแผนปฏิบัติการของส่วนราชการ รวมไปถึงการนำไปสู่การปฏิบัติ และการติดตามวัดผลการดำเนินงาน

ทั้งนี้ในหมวด 2 นี้ จะแบ่งเกณฑ์ออกเป็น 4 ข้อ ประกอบด้วย SP 1 (การวางแผนยุทธศาสตร์) SP 2 (ข้อมูลและสารสนเทศ) SP 3 (แผนปฏิบัติการ) และ SP 4 (การกำกับและติดตาม)

SP 1 การวางแผนยุทธศาสตร์

ส่วนราชการมีการวางแผนยุทธศาสตร์ที่มีการระบุขั้นตอนที่สำคัญของกระบวนการจัดทำยุทธศาสตร์ ผู้ที่เกี่ยวข้องที่สำคัญ กรอบระยะเวลาของการวางแผนระยะสั้นและระยะยาว พิจารณาการเปลี่ยนแปลงที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต

ส่วนราชการจะต้องมีกระบวนการวางแผนเชิงยุทธศาสตร์ที่เป็นระบบ และมีประสิทธิผล มีขั้นตอนการดำเนินงาน ผู้รับผิดชอบ และกรอบเวลาในการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน

ทั้งนี้ในเกณฑ์ PMQA ระดับพื้นฐาน ได้ระบุไว้ว่าในการวางแผนยุทธศาสตร์ จะต้องมีการนำความต้องการของผู้รับบริการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (จากหมวด 3 หัวข้อ CS1) รวมถึงความเปลี่ยนแปลงที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต (จากลักษณะสำคัญองค์การ ข้อ 10) มาประกอบการพิจารณาวางแผนยุทธศาสตร์ของส่วนราชการด้วย

การวางแผนยุทธศาสตร์ จะต้องมีการกำหนดประเด็นยุทธศาสตร์ ที่จะต้องสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ และค่านิยมของส่วนราชการด้วย รวมถึงความท้าทายเชิงยุทธศาสตร์ (ลักษณะสำคัญองค์การ ข้อ 12) ด้วย ซึ่งในเกณฑ์ PMQA ระดับพื้นฐาน จะให้ความสำคัญอย่างมากกับความท้าทายเชิงยุทธศาสตร์ ส่วนความได้เปรียบเชิงยุทธศาสตร์ (รวมถึงโอกาสเชิงยุทธศาสตร์) จะถูกนำมาพิจารณาในการวางแผนยุทธศาสตร์ ตามเกณฑ์ PMQA ฉบับสมบูรณ์

เมื่อมีการกำหนดประเด็นยุทธศาสตร์แล้ว ส่วนราชการจะต้องมีการพิจารณาว่าจะวัดความสำเร็จของประเด็นยุทธศาสตร์ในแต่ละประเด็นยุทธศาสตร์อย่างไร ซึ่งก็จะสามารถเชื่อมโยงถึงการวัดการบรรลุวิสัยทัศน์ได้อย่างไร ตามประเด็นยุทธศาสตร์ที่มีการเชื่อมโยงกับวิสัยทัศน์ ทั้งนี้การวัดความสำเร็จของประเด็นยุทธศาสตร์ ก็เป็นการวัดในความมีประสิทธิผลของยุทธศาสตร์นั่นเอง (มิติด้านประสิทธิผลของแผนที่ยุทธศาสตร์)

จากนั้นมาพิจารณาต่อว่าในแต่ละประเด็นยุทธศาสตร์ เพื่อให้เกิดประสิทธิผลตามที่ต้องการ คุณภาพของการบริการ (กรณีที่ประเด็นยุทธศาสตร์นั้นเกี่ยวข้องกับการบริการ) จะต้องประสบความสำเร็จในเรื่องอะไรบ้าง (มิติด้านคุณภาพการบริการของแผนที่ยุทธศาสตร์)

และเพื่อให้ยุทธศาสตร์บรรลุตามตัววัดด้านประสิทธิผล และคุณภาพการบริการในแต่ละหัวข้อ การดำเนินงานภายในส่วนราชการในกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับยุทธศาสตร์ จะต้องประสบความสำเร็จในด้านใดบ้าง (มิติด้านประสิทธิภาพของแผนที่ยุทธศาสตร์) เช่น ประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน การสร้างนวัตกรรมการบริการ การลดความผิดพลาด การลดต้นทุนการดำเนินงาน การลดเวลาในการดำเนินการ เป็นต้น

ในประเด็นสุดท้ายมาพิจารณาต่อว่า เพื่อให้ส่วนราชการสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการต่างๆ ได้ตามเป้าหมายที่ต้องการ เพื่อนำไปสนับสนุนมิติด้านคุณภาพการให้บริการ และมิติด้านประสิทธิผล ส่วนราชการจะต้องมีการพัฒนาองค์การในด้านใดบ้าง (มิติด้านพัฒนาองค์การของแผนที่ยุทธศาสตร์) เช่น การพัฒนาด้านบุคลากร ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ด้านโครงสร้างพื้นฐาน ด้านระบบงาน ด้านธรรมาภิบาล ด้านความรับผิดชอบต่อสังคม ด้านการจัดการความรู้ เป็นต้น

จากนั้นส่วนราชการ จะต้องนำประเด็นทั้งหมด ได้แก่ มิติด้านประสิทธิผล มิติด้านคุณภาพการให้บริการ มิติด้านประสิทธิภาพ และมิติด้านพัฒนาองค์การ มาเชื่อมโยงกันเข้าเป็นแผนที่ยุทธศาสตร์ ซึ่งจะเห็นถึงความสอดคล้องกันของหัวข้อต่างๆ ซึ่งเราเรียกว่า เป้าประสงค์เชิงยุทธศาสตร์

ในแต่ละเป้าประสงค์เชิงยุทธศาสตร์ จะต้องมีการกำหนดถึงตัวชี้วัด และเป้าหมายที่ต้องการ ซึ่งตัวชี้วัดและเป้าหมายของแต่ละเป้าประสงค์นี้ ก็จะต้องสอดคล้องไปในแนวทางเดียวกันด้วย เพื่อให้มั่นใจได้ว่า เมื่อดำเนินการตามเป้าประสงค์ด้านการพัฒนาองค์การจนบรรลุตามตัวชี้วัดและเป้าหมายแล้ว จะช่วยให้ตัวชี้วัดและเป้าหมายของเป้าประสงค์ด้านประสิทธิภาพบรรลุด้วย และเช่นเดียวกัน เมื่อตัวชี้วัดและเป้าประสงค์ของด้านประสิทธิภาพ จะช่วยส่งผลให้ตัวชี้วัดและเป้าหมายของคุณภาพการบริการ และด้านประสิทธิผลของประเด็นยุทธศาสตร์บรรลุตามไปด้วย

จากเป้าประสงค์เชิงยุทธศาสตร์ รวมถึงตัวชี้วัดและเป้าหมาย จะนำมาสู่การพิจารณาถึงกลยุทธ์ที่จะใช้เพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่ต้องการ รวมไปถึงการพิจารณาแผนงาน โครงการ หรือกิจกรรมต่างๆ ที่สอดคล้องตามกลยุทธ์ที่กำหนด

บางส่วนราชการยังมีการดำเนินการที่ไม่ถูกต้อง ด้วยการให้แต่ละหน่วยงานไปพิจารณาแผนงาน หรือโครงการกันเอง โดยไม่ได้พิจารณาถึงยุทธศาสตร์ของส่วนราชการ ส่งผลให้แผนงาน หรือโครงการที่เกิดขึ้นในแต่ละปี ส่วนใหญ่จะเป็นงานประจำที่ทำอยู่แล้ว ไม่สอดคล้องกับยุทธศาสตร์หรือทิศทางที่ส่วนราชการต้องการไป และส่งผลให้ส่วนราชการไม่สามารถบรรลุวิสัยทัศน์ตามที่กำหนดไว้ได้

ดังนั้น แผนยุทธศาสตร์ รวมถึงรายละเอียดของแผนยุทธศาสตร์ ไม่ว่าจะเป็นประเด็นยุทธศาสตร์ เป้าประสงค์เชิงยุทธศาสตร์ ตัวชี้วัด กลยุทธ์ แผนงาน โครงการ และกิจกรรมต่างๆ จะต้องสามารถเชื่อมโยงไปยังวิสัยทัศน์ พันธกิจ ความท้าทายเชิงยุทธศาสตร์ การสร้างความสมดุลระหว่างผู้รับบริการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ รวมถึงการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคตด้วย

SP 2 ข้อมูลและสารสนเทศ

ส่วนราชการมีวิธีการในการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล และพัฒนาสารสนเทศเพื่อใช้ในการวางแผนยุทธศาสตร์ที่ตอบสนองความท้าทายเชิงยุทธศาสตร์ สร้างความสมดุลของความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญทั้งหมด

เกณฑ์ในข้อนี้ จะให้ส่วนราชการได้มีการพิจารณาก่อนว่าในแต่ละขั้นตอนของการวางแผนยุทธศาสตร์ (ตามข้อ SP1) จะต้องใช้ข้อมูลสารสนเทศอะไรบ้าง เช่น นโยบายของรัฐบาลหรือกระทรวง ข้อกฎหมาย ระเบียบและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลความท้าทายเชิงยุทธศาสตร์ ความได้เปรียบเชิงยุทธศาสตร์ ความต้องการของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผลการดำเนินงานในอดีตที่ผ่านมา จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส ภัยคุกคาม

รวมไปถึงข้อมูลเกี่ยวกับ ปัจจัยภายในองค์กร ปัจจัยภายนอกองค์กร สภาพการแข่งขัน ผลการดำเนินงานของคู่เทียบ การเปลี่ยนแปลงที่อาจส่งผลกระทบต่อส่วนราชการ ข้อมูลป้อนกลับจากลูกค้าเช่น ความพึงพอใจ ความไม่พึงพอใจ การร้องเรียน เป็นต้น

เมื่อส่วนราชการได้พิจารณาแล้วว่าในแต่ละขั้นตอนจะใช้ข้อมูลสารสนเทศอะไร จากนั้นจะต้องมาพิจารณาต่อว่าในแต่ละข้อมูลสารสนเทศที่ต้องการ จะรวบรวมมาได้อย่างไร จะมีวิธีการอย่างไรในการให้ได้มาซึ่งข้อมูลเหล่านั้น แหล่งข้อมูลอยู่ที่ไหน จะเก็บข้อมูลบ่อยแค่ไหน ใครเป็นผู้รับผิดชอบ รวมถึงได้มาแล้วจะจัดเก็บข้อมูลอย่างไร

เมื่อได้ทำการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาแล้ว จะต้องมาพิจารณาต่อว่าจะทำการวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้นอย่างไร เพื่อพัฒนาให้เป็นสารสนเทศที่สำคัญที่บอกว่าเกิดอะไรขึ้น และจะเกิดอะไรขึ้น อะไรคือประเด็นที่สำคัญ สาเหตุของปัญหาหรือปัจจัยความสำเร็จที่ผ่านมาคืออะไร เป็นต้น สิ่งต่างๆ เหล่านี้จะช่วยให้ส่วนราชการชัดเจนว่าจะต้องเลือกใช้กลยุทธ์อะไร จะดำเนินการโครงการอะไร จึงจะเหมาะสม

สิ่งสำคัญอีกเรื่องหนึ่งที่ส่วนราชการ จะต้องพิจารณา คือจะต้องมีแนวทางในการดูแลให้มั่นใจได้ว่า สารสนเทศที่นำมาใช้ในการวางแผนยุทธศาสตร์ที่มีความครอบคลุม ถูกต้อง และทันสมัย รวมถึงมีความสอดคล้องกับสภาพแวดล้อมในปัจจุบัน และการเปลี่ยนแปลงในอนาคตที่อาจจะเกิดขึ้นด้วย

SP 3 แผนปฏิบัติการ

ส่วนราชการมีวิธีการในการจัดทำแผนปฏิบัติการที่สำคัญ โดยคำนึงถึงความพร้อมของทรัพยากรของส่วนราชการ สื่อสารสร้างความเข้าใจ รวมถึงนำแผนไปสู่การปฏิบัติเพื่อก่อให้เกิดผลตามวัตถุประสงค์เชิงยุทธศาสตร์ของส่วนราชการ

เมื่อส่วนราชการได้มีการวางแผนยุทธศาสตร์แล้ว ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นแผน 4 ปี หรือ 5 ปี จากนั้นส่วนราชการจะต้องมีการนำแผนยุทธศาสตร์มาจัดทำเป็นแผนปฏิบัติการ หรือแผนปฏิบัติราชการ ซึ่งจะเป็นแผนประจำปี โดยจะต้องมีการกำหนดขั้นตอนในการถ่ายทอดแผนยุทธศาสตร์สู่แผนปฏิบัติการอย่างชัดเจนและเป็นระบบด้วย

การจัดทำแผนปฏิบัติการหรือแผนปฏิบัติราชการ จะมีการระบุอย่างชัดเจนถึงเป้าประสงค์เชิงยุทธศาสตร์ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงเป้าหมายที่ต้องการ โครงการ แผนงาน หรือกิจกรรมที่จะดำเนินการในปีงบประมาณนั้นๆ ผู้รับผิดชอบในการดำเนินงาน ช่วงเวลาในการดำเนินงาน เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ของการดำเนินการ ทรัพยากรที่จะต้องใช้ รวมไปถึงงบประมาณที่ต้องการ

เมื่อมีการจัดทำแผนปฏิบัติการแล้วเสร็จ สิ่งที่ส่วนราชการจะต้องพิจารณาต่อไปคือการพิจารณาถึงทรัพยากรที่จะต้องใช้ รวมถึงการจัดสรรทรัพยากรที่มีและที่จำเป็นจะต้องมีเพื่อรองรับการดำเนินโครงการต่างๆ ในแผนปฏิบัติการ ทั้งนี้ทรัพยากร จะมีตั้งแต่งบประมาณที่จะต้องใช้ อุปกรณ์เครื่องมือที่ต้องการ สถานที่ที่จะใช้ดำเนินการ รวมไปถึงทรัพยากรบุคคล

ส่วนราชการจะต้องมีการพิจารณาถึงทรัพยากรบุคคลที่ต้องการ โดยความต้องการจะพิจารณาทั้งทางด้านอัตรากำลังและขีดความสามารถ รวมถึงการสร้างความผูกพันเพื่อให้บุคลากรได้มุ่งมั่นทุ่มเทในการทำงานให้บรรลุตามเป้าหมายต่างๆ ซึ่งจะต้องมีการจัดทำเป็นแผนทรัพยากรบุคคลต่อไป (ดูในหมวด 5 หัวข้อ HR1)

ทั้งนี้เมื่อมีการจัดทำแผนปฏิบัติการแล้วเสร็จ จะต้องมีการสื่อสารไปยังหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย ทั้งนี้รูปแบบของการสื่อสารส่วนใหญ่จะใช้การประชุมชี้แจงทั้งแผนปฏิบัติการ และเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ เพื่อให้รับทราบและเข้าใจถึงแผนปฏิบัติการทั้งในระดับของส่วนราชการ และในระดับหน่วยงาน รวมถึงสามารถนำไปสู่การปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง และบรรลุตามเป้าหมายที่ต้องการได้

เมื่อมีการจัดทำแผนปฏิบัติการ รวมถึงการพิจารณาถึงทรัพยากรที่ต้องการแล้ว อีกเรื่องหนึ่งที่ส่วนราชการจะต้องพิจารณาด้วย นั่นคือความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น ที่จะส่งผลให้ส่วนราชการไม่สามารถบรรลุตามเป้าหมายต่างๆ ของโครงการ แผนงาน กิจกรรม รวมถึงเป้าประสงค์เชิงยุทธศาสตร์ได้ ซึ่งจำเป็นที่ส่วนราชการจะต้องมีมาตรการเพิ่มเติมในการจัดการกับความเสี่ยงนั้นๆ ให้หายไป หรือลดลงไปให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้

ความเสี่ยง จะเป็นเหตุการณ์ของความไม่แน่นอนที่เกิดขึ้น และจะส่งผลกระทบต่อทรัพยากรต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการต่างๆ ตามแผนยุทธศาสตร์และแผนปฏิบัติการ ให้ไม่สามารถนำมาใช้ได้อย่างเต็มที่ จนอาจส่งผลกระทบต่อความสำเร็จของโครงการหรือแผนงานนั้นๆ

ดังนั้นในช่วงที่วางแผนยุทธศาสตร์ และแผนปฏิบัติราชการ ส่วนราชการจะต้องมีการจัดการความเสี่ยงในโครงการหรือแผนงานต่างๆ ตามลำดับขั้นตอน ตั้งแต่การระบุความเสี่ยง (Risk Identification) ว่าจะมีความเสี่ยงอะไรที่อาจเกิดขึ้นได้บ้าง จนอาจส่งผลกระทบต่อโครงการหรือแผนงานนั้นๆ

จากนั้นมาทำการประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment) โดยพิจารณาว่าความเสี่ยงนั้นมีโอกาส (Likelihood) ที่จะเกิดขึ้นมากน้อยเพียงใด รวมถึงพิจารณาด้วยว่าถ้าเกิดขึ้น จะส่งผลกระทบ (Impact) ต่อโครงการหรือแผนงานมากน้อยเพียงใด และนำทั้งสองประเด็นมาพิจารณาถึงความเสี่ยงที่สำคัญ ซึ่งเกิดจากประเมินว่าระดับของความเสี่ยง (ที่มาจากโอกาส และผลกระทบ) อยู่ในระดับที่ยอมรับได้หรือไม่ หากสูงกว่าระดับที่ยอมรับได้ ก็จำเป็นที่จะต้องมีมาตรการในการจัดการความเสี่ยงต่อไป

ในการพิจารณามาตรการในการจัดการความเสี่ยงที่สำคัญ จะสามารแบ่งออกได้เป็น 4 แนวทาง นั่นคือ 2 ร 2 ล

1. การลดความเสี่ยง (Treat) เป็นการหามาตรการต่างๆ มาดำเนินการเพิ่ม เพื่อลดโอกาสในการเกิดของความเสี่ยง หรือลดผลกระทบของความเสี่ยงให้น้อยลง หรืออาจจะลดทั้งสองอย่าง

2. การแบ่งปันความเสี่ยง หรือหาคนมาร่วม (Transfer) เป็นการโอนย้ายความเสี่ยงไปยังหน่วยงานอื่น โดยมีเป้าหมายเพื่อลดโอกาสในการเกิดความเสี่ยง เช่้น การโอนงานที่มีความเสี่ยงสูงไปให้องค์กรอื่นซึ่งมีความชำนาญมากกว่าทำ (Outsourcing) หรือการหาองค์กรอื่นมาช่วยแบ่งเบาผลกระทบหรือความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น การซื้อประกันความเสี่ยง

3. การยกเลิกกิจกรรม โครงการ หรือกิจกรรมนั้น (Terminate) ไปเลย เพื่อลดต้นเหตุของความเสี่ยงไม่ให้เกิดขึ้นอย่างสิ้นเชิง ถ้าหากเราไม่สามารถลดความเสี่ยง หรือโอนย้ายความเสี่ยงได้

4. หากไม่สามารถยกเลิกได้ จำเป็นที่จะต้องดำเนินการต่อ โดยที่ยังมีความเสี่ยงอยู่ (Take) องค์กรจะต้องพิจารณาถึงมาตรการในการรับมือ หากความเสี่ยงนั้นเกิดขึ้น เป็นการเตรียมความพร้อมล่วงหน้า เพื่อให้ความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้น เกิดน้อยที่สุด

ทั้งนี้เมื่อส่วนราชการมีการกำหนดแนวทางที่จะใช้ในการจัดการความเสี่ยง และได้มีการดำเนินการตามมาตรการที่กำหนดแล้วนั้น จะต้องมีการติดตามด้วยความเสี่ยงที่ได้รับการจัดการเป็นอย่างไรบ้าง โอกาสในการเกิดลดลงหรือไม่ หรือถ้ายังมีโอกาสเกิด ผลกระทบที่จะเกิดขึ้นลดลงหรือไม่ และหากยังไม่ลดลง ก็ต้องมีการทบทวนแนวทางที่จะใช้ในการจัดการต่อไป จนกว่าความเสี่ยงจะลดลงอยู่ในระดับที่จะไม่ทำให้โครงการหรือแผนงานนั้นๆ ได้รับผลกระทบจนไม่ประสบความสำเร็จได้

SP 4 การกำกับและติดตาม

ส่วนราชการมีระบบการกำกับและติดตามความสำเร็จและประสิทธิผลของการดำเนินการตามแผนยุทธศาสตร์และแผนปฏิบัติการ ทบทวนและปรับแผนให้มีความสอดคล้องกับสถานการณ์

เกณฑ์ในข้อนี้ จะแบ่งเนื้อหาออกเป็น 2 ส่วนแต่เชื่อมโยงกันครับ นั่นคือเรื่องของแนวทางที่ส่วนราชการใช้ในการติดตามความสำเร็จ และผลการดำเนินงานตามแผนยุทธศาสตร์และแผนปฏิบัติการ กับเรื่องของการถ่ายทอดตัวชี้วัดจากระดับส่วนราชการ สู่ระดับบุคคล

เมื่อได้มีการนำแผนปฏิบัติการไปสู่การปฏิบัติแล้ว ส่วนราชการจะต้องมีการกำหนดแนวทางอย่างเป็นระบบในการติดตามผลการดำเนินงานของทั้งแผนยุทธศาสตร์ และแผนปฏิบัติราชการที่จัดทำขึ้น ว่ามีความคืบหน้าตามแผนมากน้อยเพียงใด รวมถึงมีความสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้หรือไม่

โดยทั่วไป รูปแบบของการติดตามผลการดำเนินงาน จะใช้การประชุมประจำเดือนของผู้บริหาร หรือการประชุมติดตามรอบ 6 เดือน 9 เดือน และ 12 เดือน การประชุมติดตามเฉพาะโครงการที่สำคัญ รวมถึงการติดตามการใช้งบประมาณของหน่วยงานต่างๆ

นอกจากการประชุมแล้ว บางส่วนราชการยังมีการนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการรายงานผลการดำเนินงานตามทันที ช่วยให้ผู้บริหารได้รับทราบถึงความคืบหน้า ความสำเร็จ รวมถึงปัญหาต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว นำไปสู่การตัดสินใจในการดำเนินการแก้ไข หรือปรับเปลี่ยนแผนงานได้อย่างรวดเร็วเช่นกัน ทำให้เกิดความคล่องตัวในการบริหารงาน

ซึ่งในเกณฑ์ PMQA ก็ได้เน้นตรงนี้ไว้อย่างชัดเจนด้วยถึงการดำเนินการที่เกิดขึ้นจากผลการทบทวนด้วย ไม่ใช่แค่การเรียนมาเพื่อทราบเท่านั้น โดยการเปลี่ยนแปลงอาจจะเกิดขึ้นกับแผนปฏิบัติการ หรืออาจจะต้องไปเปลี่ยนแปลงถึงแผนยุทธศาสตร์ ขึ้นอยู่กับผลของการดำเนินงานที่เกิดขึ้น และแนวทางในการจัดการที่เหมาะสม

นอกจากนั้น ส่วนราชการจะต้องวางระบบการติดตามผลการดำเนินงานที่มีความ สามารถปรับเปลี่ยนระบบการวัดได้อย่างรวดเร็ว ทันต่อการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่เกิดขึ้น และพิจารณาแล้วเห็นว่าการเปลี่ยนแปลงนั้น ส่งผลให้ต้องมีการเปลี่ยนระบบการติดตามที่ได้วางไว้ เช่น การจัดให้มีการติดตามวัดผลโดยทันที หรือนอกแผนงานที่ได้กำหนดไว้ เพื่อให้สามารถตัดสินใจได้ทันกับสิ่งที่เกิดขึ้น เป็นต้น

อีกเรื่องหนึ่งของเกณฑ์ PMQA ในข้อนี้ คือการถ่ายทอดตัวชี้วัดจากระดับส่วนราชการ สู่ระดับหน่วยงาน และระดับบุคคลตามลำดับ

โดยทั่วไปตัวชี้วัดในระดับหน่วยงาน และระดับบุคคล มักจะมีที่มาจาก 3 แหล่ง ประกอบด้วย 1) ตัวชี้วัดที่ได้รับการถ่ายทอดหรือมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา 2) ตัวชี้วัดที่มาจากหน้าที่งานหรือจาก Job Description และ 3) ตัวชี้วัดที่มาจากงานที่ได้รับมอบหมายเป็นพิเศษ

สำหรับตัวชี้วัดที่ได้รับการถ่ายทอดจากผู้บังคับบัญชา ก็จะมาจากการที่หน่วยงานนั้นได้รับการถ่ายทอดตัวชี้วัดมาจากตัวชี้วัดหรือเป้าประสงค์ของส่วนราชการนั่นเอง ดังนั้น ประเด็นสำคัญของการถ่ายทอดตัวชี้วัด จะต้องสอดคล้องไปในทางเดียวกัน

คำว่า สอดคล้องไปในทางเดียวกัน จะหมายถึงความสอดคล้องกันเป็นอย่างดี ทั้งตัวชี้วัด และเป้าหมาย ตั้งแต่ระดับส่วนราชการ ระดับหน่วยงาน ไปจนถึงระดับบุคคล นั่นคือ ถ้าบุคลากรทุกคนในหน่วยงานสามารถบรรลุตามเป้าหมายของตัวเอง ก็จะสามารถทำให้หน่วยงานบรรลุตามเป้าหมายที่ได้รับถ่ายทอดมาด้วย และถ้าทุกๆ หน่วยงานที่เกี่ยวข้องสามารถบรรลุตามเป้าหมายของหน่วยงานได้ทุกหน่วยงาน ก็จะส่งผลให้ตัวชี้วัดของส่วนราชการที่ถ่ายทอดลงยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องสามารถบรรลุไปด้วย

และเช่นเดียวกัน หากบุคลากรไม่สามารถบรรลุตัวชี้วัดได้ ก็อาจส่งผลให้หน่วยงานไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้ (ยกเว้นว่าบางคนไม่สามารถบรรลุตามเป้าหมายของตัวเอง แต่คนอื่นสามารถบรรลุเป้าหมายของตัวเอง และสามารถชดเชยคนที่ไม่สามารถบรรลุได้ ก็อาจยังทำให้หน่วยงานยังบรรลุเป้าหมายได้) และถ้าหน่วยงานไม่สามารถบรรลุตามเป้าหมายของตัวเอง ก็อาจส่งผลต่อการบรรลุเป้าหมายของส่วนราชการด้วย

ดังนั้น เมื่อส่วนราชการได้มีการถ่ายทอดตัวชี้วัดที่สอดคล้องไปในทางเดียวกันจนถึงระดับบุคคลแล้ว จะต้องมีการประเมินถึงความพร้อมของบุคลากรในการปฏิบัติงานว่าจะสามารถบรรลุตามเป้าหมายของตัวชี้วัดได้หรือไม่

เช่น มีความสามารถเพียงพอหรือไม่ ที่จะทำให้บรรลุตามเป้าหมาย อาจจะต้องมีการพัฒนาขีดความสามารถให้เพียงพอ หรืออาจจะต้องมีการจัดหาอุปกรณ์ เครื่องมือให้เพียงพอและพร้อมใช้งาน เพื่อให้บุคลากรสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิผลด้วย ไม่ใช่สั่งแต่เป้าหมาย แต่ไม่ช่วยสนับสนุนอะไรเลย อย่างนี้ก็ไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้ และถ้าระดับบุคคลไม่สามารถบรรลุตามเป้าหมายของแต่ละคนแล้ว ก็จะส่งต่อเนื่องไปถึงระดับหน่วยงาน และระดับส่วนราชการตามลำดับที่จะไม่บรรลุตามเป้าหมายของตัวชี้วัดด้วย

ทั้งนี้ ตัวชี้วัดส่วนบุคคล จะมีการเชื่อมโยงเข้ากับการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคคล ร่วมกับเกณฑ์การประเมินในด้านอื่นๆ เช่น ด้านพฤติกรรมตามค่านิยม และด้านอื่นๆ เพื่อให้มั่นใจว่าบุคลากรจะมีความมุ่งมั่นในการปฏิบัติงานให้บรรลุตามตัวชี้วัดที่ได้รับการถ่ายทอดมา